BAB I Manjemen dan Public Relations A. Pengertian dan Fungsi Manajemen Umumnya, aktivitas manajemen pada setiap lembaga atau organisasi berkaitan dengan usaha mengembangkan potensial dan memim

Isi Materi

BAB I Manjemen dan Public Relations A. Pengertian dan Fungsi Manajemen Umumnya, aktivitas manajemen pada setiap lembaga atau organisasi berkaitan dengan usaha mengembangkan potensial dan memimpin suatu tim dan kelompok orang dalam satu kesatuan, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya (pre determine objective). Manajemen berasal dari katam anage (bahasa latinnya;manus) yang berarti: memimpin, menangani, mengatur, atau membimbing. Goerge R. Terry (19972), mendefinisikan manajemen sebagai, “…sebuah proses yang khas dan terdiri dari tindakan-tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber- sumber lainnya”. Dari definisi di atas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa fungsi pokok atau tahapan-tahapan dalam manajemen merupakan suatu proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Perencanaan (planning) Meliputi; penerapan tujuan dan syandar, penentuan atauran dan procedure, pembuatan rencana serta eamalan (prediksi) apa yang akan terjadi. 2. Pengorganisasian (organizing) Meliputi: pemberian tugas terpisah kepada masing-masing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan dan menetapkan jalur wewenang, mendelegasikan dan menetapkan system komunikasi, serta mengkoordinir kerja setiap karyawan dalam satu tim yang solid dan terorganisir. 3. Penyusunan Formasi (staffing) Meliputi; menetukan persyaratan personnel yang akan dipekerjakan, merekrut calon karyawan, menentukan job description dan persyaratan teknis suatu pekerjaan, melakukan penilaian dan pelatihan termasuk di dalamnya pengembangan kualitas dan kuantitas karyawan sebagai acuan untuk penyusunan setiap fungsi dalam manajemen organisasi. 4. Memimpin (leading) Meliputi: membuat orang lain melaksanakan tugasnya, medorong dan memotivasi bawahan, serta menciptakan iklim atau suasana pekerjaan yang kondusif – khususnya dalam metode komunikasi dari atas ke bawah atau sebalinya – sehingga timbul saling pengertian dan kepercayaan yang baik. Menumbuhkan disiplin kerja dan sense of belonging (rasa memiliki) pada setiap karyawan dan jajaran manajemen (public internal). 5. Pengawasan (controlling) Fungsi terakhir manajemen ini mencakup; persiapan suatu standar kualitas dan kuantitas hasil kerja, baik berbentuk produk maupun jasa yang diberikan perusahaan/organisasi dalam upaya pencapaian tujuan, produktivitas dan terciptannya citra yang positif. Manajemen Public Relations Dan Media Komunikasi Manajemen dan Public Relations Adapun segi komunikasi dalam sebuah organisasi dapat dilihat 2 bentuk yaitu komunikasi antar manajemen dan komunikasi antar karyawan. Dengan kata lain terdapat dua unsure peranan komunikasi dalam suatu organisasi, yaitu pertama; unsure komunikasi manajemen (manajemen communication) atau sering disebut juga komunikasi organisasional (organizational communication) dan uncur kedua adalah komunikasi antar manusia (human relations communication). Peran :PR?Humas dalam konteks komunikasi sebagai suatu metode dan tknik komunikasi atau lembaga – yang berperan sebagai penunjang manajmen dan kativitas organisasi – serta demi tercapainya tujuan berasama dalam suatu organisasi. Yaitu memerlukan kemampuan: 1. Karakteristik Manajer Pada umumnya karakteristik manajer yang menjadi tolok ukur kredibilitas manajer dalam memimpin adalah sebagai berikut: • Manajer mampu berkeja di bawah tekanan terus-menerus dalam berbagai tantangan situasi atau kondisi tugas dan tanggung jawab, serta kemungkinan risiko tertentu yang mungkin dihadapinya. • Lebih banyak menggunakan komunikasi bahasa lisan sebagai media penyampaian pesan dan informasi sehingga terdapat arus instruksi dari atas ke bawah (top and down), atau dari bawah ke atas (bottom up demi terpeliharanya saling pengertian dan kepercayaan bagi kedua belah pihak dalam menjalankan fungsinya masing-masing. • Memberikan motivasi, menumbuhkan inspirasi, semangat dan dorongan kepada pihak lain untu bertindak sesuai dengan apa yang direncanakan (pre determine objective). • Menyeleksi dan mengembangkan bawahannya melalui system pelatihan dan pendidikan yang terarah dan terencana serta rasional. • Dalam praktiknya, sisi seni dalam manajemen lebih menonjol daripada sisi ilmiahnya, namun tetap memperhatikan segi profesionalismenya dalam melaksanakan fungsi dan perananya masing-masing, baik bawahan maupun atasan. Ada sutau ungkapan, sebuah organisasi itu tak ubahnya seperti makhluk sosial yang hidupnya tergantung pada rasa saling percaya, dan keintiman antara para anggotanya. Begitu pula dengan pimpinan dan bawahan dalam organisasi, mereka harus memiliki komitmen yang penuh terhadap kemajuan dan citra perusahaan. Sebagai contoh ekspresi komitmen pimpinan dalam menghargai suatu keberhasilan yang telah dicapai oleh anak buahnya itu adalah tepukan bahu, kata- kata pujian, pemberian piagam, imbalan materi hingga promosi ke posisi jabatan/pangkat yang lebih tinggi. Kebiasaan-kebiasaan tersebut tampak sepele, namun jika diterapkan secara serius dan periodic akan membangkitkan komitmen total para anggotanya untuk memotivasi dan memacu prestasinya masing-masing demi kemajuan bersama Dalam strategi komunikasi Humas/PR perlu dipahami bahwa aktivitas penyelenggaraan penyampaian pesan melalui komunikasi dua arah timbale balik (two way communications reciprocal) anytara lembaga atau organisasi yang diwakilinya dengan public sasarannya dan bertujuan untuk menciptakan saling pengertian, menghargai mempercayai serta toleran. Semua itu dilakukan untuk mendapatkan dukungan public dan memperoleh citra positif bagi lembaga bersangkutan. Aktivitas public relations dalam melakukan komunikasi tersebut mengandung unsure-unsur pendekatan persuasive (bujukan), yaitu antara lain: • Pemaksaan dan hukuman (Coercive and punishment) yakni berupa otoritas pemimpin untuk memberikan instruksi pelaksanaan tugas kepada pihak lain dengan ancaman snaksi-sanksi tertentu. Asrtinya apabila tugas yang seharusnya dilaksanakan itu ternyata di abaikan, maka pelaksana tugas tersebut mendapatkan ancaman sansi hukuman, dari yang paling ringan dan hingga bentuk hukuman lebih berat. • Penekanan (pressure approach), hamper sama dengan unsure pemaksaan, tetapi lebih lunak. Dalam pendekatan ini pihak-pihak yang menerima instruksi diharuskan atau ditekankan sedemikian rupa untuk mencapai suatu target prestasi tertentu. Kalau berhasil maka dia akan memperoleh Sesutu penghargaan. Sebaliknya, jika tidak maka ketidakberhasilan tersebut berarti ketidakmampuan pelaksana mencapai standar kerja yang telah disepakati atau dianggap tidak memiliki prestasi optimal. • Penghargaan (reward apptoach). Dalam pendekatan ini memberikan janji unttuk memberikan imbalan atau penghargaan, sebagai perangsang, bagi mereka yang mencapai prestasi atau produktivitas pada level tertentu. • Legitimasi (legitimate approach). Berupa perintah, tugas atau intruksi dank e;putusan tertentu yang pihak lain secara sah dan dalam sebuah organisasi yang resmi/legal. • Referensi (referent approach) yaitu pelaksanaan tugas oleh pihak bawahan atau yang dipimpin berdasarkan kekaguman atau karisma dari pihak pimpinannya (suri teladan). Keahlian (expert approach). Dalam hal ini keahlian pimpinan terebut merupakan daya tariknya. Misalnya sebagai instruktur atau komunikator, dia dianggap sebagai pakar dalam metode penyampaian pesan, informasi, materi kuliah, dan sebagainya. Hal ini akan mebawa pengaruh positif terhadap bawahannya, sehingga menimbulkan rasa hormat serta kekaguman. 2. Hambatan Komunikasi R. Kreitner, seorang pakar manajmen Amerika Serikat, dalam bukunya berjudulManaj emen, (1989, 4th Edition, Houghton Mifflin Company, Boston) menerangkan empat macam hambatan yang dapat menggangu dalam system komunikasi tersebut, yakni: a. Hambatan dalam proses penyampaian (process barriers) Hambatan di sini bias dating dari pihak komunikatornya (sender barrier) yang mendapat kesulitan dalam menyampaikan pesan- pesannya, tidak menguasai materi pesan dan belum memiliki kemamp[uan sebagai komunikator yang handal. Hambatan ini bias juga berasal dari penerima pesan tersebut (receiver bariier) karena sulitnya komunikan dalam memahami pesan itu dengan baik. Hal ini dapat disebabkan oleh rendahnya tingkat penguasaan bahasa, pendidikan, inteletual dan sebagainya yang terdapat dalam diri komunikan. Kegagalan komunikasi dapat pula terjadi dikarenakan factor-faktor; feed back-nya (hasilnya tidak tercapai), medium barrier (media atau alat dipergunakan kurang tepat) dan decoding barrier (hambatan untuk memahami pesan secara tepat). b. Hambatan secara fisik (physical barriers) Sarana fisik dapat menghambat komunikasi yang efektif, misalnya pendengran kurang tajam dan gangguan pada system pengeras suara (sound system) – yang sering terjadi dalam suatu reangan kuliah/seminar/pertemuan. Hal ini dapat membuat pesan-pesan itu tidak efektif sampai dengan tepat kepada komunikannya. c. Hambatan sremantik (semantic barriers) Hambatan segi semantic (bahasa dan arti perkataan), yaitu adanya perbedaan pengertian dan pemahaman antara pemberi pesan dan penerima tentang satu bahasa atau lambing. Mungkin saja bahasa yang disampaikan terlalu teknis dan formal, sehingga menyulitkan pihak komunikasi yang tingkat pengetahuan dan pemahaman bahasa teknisnya kurang. Atau sebaliknya, tingkat pengetahuan dan pemahaman bahasa teknis komunikator yang kurang. d. Hambatan psiko-sosial (psychosocial barriers) Hambatan adanya perbedaan yang cukup lebar dan nilai-nilai yang dianut sehingga kecendrungan, kebutuhan serta harapan-harapan dari kedua belah pihak yang berkomunikasi juga berbeda. Misalnya, seorang komunikator (pembicara) menyampaikan kata “momok” yang dalam kamus besar Bahasa Indonesia berarti hal yang menakutkan _ dan tentunya secara semantic bahasa Indonesia sudah benar. Nyatanya kata terebut dalam Bahasa Sunda berkonotasi kurang baik. Jika kata terebut diucapkan pada pidato/kata sambutan dalam sebuah acara formal yang dihadiri para pejabat, tokoh dan sesepuh masyarakat sunda, maka citra yang bersangkutan (komunikator) dapat menjadi turun karena adanya salah pengertian bahasa. Komunikasi Dalam Manajemen Sebelumnya telah dijelaskan di dalam sebuah organisasi/perusahaan terdapat dua unsur komunikasi yang saling berkaitan erat satu sama lain yaitu komunikasi manajeman (management communication) dan komunikasi antar manusia (human relations communication). George R. Terry dalam bukunya, Principles of Management, (6th edition, 1972, Richard D Irving Inc. Georgetown) menjelaskan bahwa secara garis besar terdapat 5 (lima) bentuk komunikasi dalam manajemen yaitu; a. Komunikasi formal, biasanya adalah bentuk komunikasi dalam jalur organisasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tertulis sesuai dengan prosedur secara fungsional yang berlaku. Juga memiliki arus komunikasi atasan kebawah atau sebaliknya. b. Komunikasi non-formal, yaitu bentuk komunikasi yang secara fungskional berada di luar komunikasi formal. Komunikasi ini dapat terjadi secara tiba-tiba atau sepontanitas dalam konsidi yang tidak diharapkan terjadi komunikasi formal seperyti hubungan antar pribadi untuk menjelaskan atau memberikan saran yang berkaitan dengan tugas dan kewajiban. Biasanya komunikasi non formal cukup efektif dilakukan pada perusahaan bersifat padat karya dengan jumlah pekerja cukup banyak, serta tidak terlalu teknis, cara bekerja permanent dan terusmenerus/kontinu. c. Komunikasi informal. Bentuk komunikasi ini mungkin lebih dekat kepada komunikasi non-formal, berkaitan dengan aspek-aspken kejiwaan, bersifat lebih sensitive dan sentimental karena didominasi oleh kontak hubungan antara manusia. Komunikasi informasl tersebut banyak dipergunakan oleh divisi personalia dalam upaya menggali atau mengetahui lebih mendalam mengenai kaitan aspek psikologis karyawan setelah sebelumnya menunjukan prestasi yang memuaskan – dengan kehidupan sehari-hari di luar pekerjaannya. d. Komunikasi teknis, hubungan komunikasi di sini lebih bersifat dan hanya dapat dipahami atau dimengerti oleh para ahli ata pekerja khusus yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu. Misalnya komunikasi bidang pekerjaan teknik mesin industri, arsitek, rancang bangun/konstruksi dan program komputerisasi, internet serta Elektronik-mail (E-mail) dan alain sebagainya. e. Komunikasi procedural, bentuk komunikasi ini lebih dekat kepada komunikasi formal. Contohnya adalah pedoman teknis pekerjaan (petunjuk manual), peraturan perusahaan atau kebijaksanaan pimpinan, instruksi tertulis, memo, laporan berkala bulanan/tahunan, tata cara proses dan penyelesaian suatu pekerjaan. Termasuk pula dalam bentuk komunikasi ini adalah hubungan pekerjaan antara pimpinan dan bawahan yang ditetapkan dalam bentuk peraturan tertulis dan rinci mengenai suatu deskripsi jabatan (penjelasan) dan spesifikasi(persyaratan), baik yang berkenaan dengan fungsi, wewenang, maupun tanggung jawab masing-masing peronel/karyawan. 3. Dasar-dasar majemen Humas Peranan public relations dalam sebuah organisasi berkaitan dengan tujuan utama dan fungsi-fungsi manajemen perusahaan. Fungsi dasar manajmen tersebut merupakan suatu proses kegiatan atau8 pencapaian sumber-sumber (sumber daya) yang dimilliki oleh organisasi/lembaga tersebut. Unsure-unsur sumber daya tersebut dinamakan dengan 6-M, yaitu: Sumber daya Manusia (Men), sumber material/barang yang dikuasai (Material), alat atau perkakas mesin produksi yang dimilki (Machine), kemampuan keuangan (Money), metode yang di pergunakan (Methode), dan perluasan atau pemasaran yang hendak dicapai/dituju (Market). Keberhasil;an peran public relations dalam menunjang fungsi-fungsi manajmen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama tergantung kepada kemampuan memanfaatkan unsure-unsur sumber daya (6-Msourc es) yang dimiliki pada sebuah organisasi/lembaga tersebut. Artinya sebagaiPublic Relations Manager (Pejabat Humas), seorang manajer dituntut kemampuannya untuk mengkoordinasikan seluruh unsure sumber daya yang ada (6-M). hal tersebut merupakan konsekuensi dari: a) Kemampuan sebagai fungsi manajmen teknis (technical management), dan b) Kemampuan berperan sebagai manajer profesional (managerial skill) Pengertian tersebut di atas sesuai dengan definisi yang dinyatakan oleh Robert kreitener (1978), (Pakar Manajmen dari Arizona State University), bahwa, Manajemen dan Public Relations “Manajemen ialah proses kerjasama dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuan organisasi dalam lingkungan yang mengalami perubahan. Proses manajemen tersebut terpusat pada pemanfaatan atau penggunaan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien”. Dalam menunjang keberhasilan mencapai tujuan utama manajemen perusahaan/organisasi – bekerja sama dengan berbagai pihak terkait – seorang praktisi Humas (Public Relations Practioner) harus memiliki beberapa keterampilan khusus, diantaranya: • sebagai creator: Memiliki kreativitas dalam penciptaan suatu gagasan, ide-ide atau buah pemikiran yang cemerlang. • Conceptor: Mempunyai kemampuan (skill) sebagai konseptor dalam penyusunan program kerja kehumasan, dan rencana program lainnya. • Mediator: kemampuan menguasai teknik komunikasi baik melalui media secara lisan maupun tertulis dalam penyampaian pesan atau menyalurkan informasi dari lembaga organisasi yang diwakilinya kepada public. • Problem Solver: mampu mengatasi setiap permasalahan yang dihadapinya, baik secara proaktif, antisipatif, inovatif, dinamis dan solutif. Kegiatan utama dari Humas/PR dalam mewakili top manajemen suatu lembaga atau organisasi tersebut, merupakan bentuk kegiatan two way communication adalah cirri khas dari fungsi dan peranan Public Relation. Hal tersebut dikarenakan salah satu tugas PR ialah bertindak sebagai nara sumber informasi (source of informations) dan merupakan saluran informasi (chanel of informations). B. Pengertian Humas (Public Relations) Berbagai definisi kehumasan memiliki redaksi yang saling berbedakan tetapi prinsip dan pengertiannya sama. Sebagai acuan, salah satu definisi Humas/PR, yang di ambil dari The British Institute of Public Relations, berbunyi: a. “Public Relations activity is management of communications between an organization and its public”. (Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya) b. “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an organization and Manajemen Public Relations Dan Media Komunikasi informasi (source of informations ) dan merupakan saluran informasi (chanel of informations). B. Pengertian Humas (Public Relations) Berbagai definisi kehumasan memiliki redaksi yang saling berbedakan tetapi prinsip dan pengertiannya sama. Sebagai acuan, salah satu definisi Humas/PR, yang di ambil dari The British Institute of Public Relations, berbunyi: ,ent of communications between an organization and its public”. (Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya) b.“Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an organization and its public”. (Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahlkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya) Menurut Edward L. Bernay, dalam bukunya Public Relations (1952, University of Oklahoma Press), terdapat 3 fungsi utama Humas, yaitu: 1. Memberikan penerangan kepada masyarakat. 2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung 3. berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan masyarakta atau sebaliknya dari pemaparan definisi dan fungsi Public Relations tersebut di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa cirri khas proses dan fungsi manajemen Humas (Public Relations Managemen) adalah sebagai berikut: - Menunjukan kegiatan tertentu (action) - Kegiatan yang jelas (activities) - Adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different) - Terdapat suatu kepentingan tertentu (important) - Adanya kepentingan bersama (common interst) - Terdapat komunikasi dua arah timbale balik (reciprocal two ways traffic communication) C. Peranan, ruang Lingkup Tugas dan Sasaran kegiatan Humas Peranan public relations dalam suatu organisasi dapat di bagi empat kategori(Dozier&Broom, 1995); 1.Penasehat Ahli (Expert prescriber) Seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Artinya, pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari pakar PR (expert prescriber) tersebut dalam memecahkan dan mengatasi persoalan public relations yang tengah dihadapi oleh organisasi bersangkutan. Manajemen Public Relations Dan Media Komunikasi 2. Fasilitator Komunikasi (Communication fasilitator) Dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikaotr atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. 3. Fasilitator Proses pemecahan Masalah (Problem solving process fasilitator) Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan public relations ini merupakan bagian dari tim manajmen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (aviser) hingga mengambil tindak kesekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional. 4. Teknisi Komunikasi (Communication technician) Peranan communication technician ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization. Secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dbawahan ke tingkat atasan. Hal yang sama juga berlaku pada arus dan media komunikasi antara satu level, misalnya komunikasi antar karyawan satu departemen dengan lainnya (employee relations and communication media model). Ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas: a. Membina hubungan ke dalam (Public internal) Public internal adalah public yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi. Seorang R harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negative di dalam masyarakat, sebeluim kebijakan itu dijalankan oleh organisasi. b. Membina hubungan keluar (public eksternal) Public eksternal adalah public umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran public yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Dengan demikian, seperti yang dijelaskan di atas, peran Humas?PR tersebut bersifat dua arah yaitu berorientasi ke dalam (inward looking), dan keluar (outward looking). Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR, adalah: • Membangun Identitas dan Citra Perusahaan (Building copporate identity and image) - Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang postif - Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan berbagai pihak Menghadapi krisis (Facing of Crisis) - Menangani keluhan (complaint) dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajmen krisi dan PR Recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and dmage • Mempromosikan Aspek kemasyarakatan (Promotion public couses)Mempromosikan yang menyangkut kepentingan public - Mendukung kegiatan kampanye social anti merokok serta menghindari obat-obatan terlarang, dan sebagainya. D. Humas sebagai Alat Manajemen Public Relations sesungguhnya sebagai alat manajemen modern secara structural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi. Artinya PR/Humas bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau organisasi tersebut menjadikan Humas/PR dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah timbale balik antara organisasi/lembaga yang diwakilinya dengan publiknya. Peranan ini turut menentukan sukses atau tidaknya misi, visi dan tujuan bersama dari organisasi/lembaga tersebut. Dikaitkan dengan pemahaman manajemen Jumas (magement of Public Relations), apabila di tinjau dari segi selain fungsi manajmen dan proses dalam kegiatan komunikasi (yang merupakan factor utama yang dapat menentukan kelancaran proses manajemen dalam fungsi Kehumasan dari lembaga yang diwakilinya) maka pada umumnya manajemen humas melalui fungsi atau beberapa tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. perencanaan (Planing) 2. Pengorganisasian (Organizing) 3. Pengkomunikasian (Communicating) 4. Pengawasan (Controlling) 5. dan Penilaian (Evaluating). Peranan komunikasi tersebut di suatu aktivitas manajemen organisasi/lembaga masa kini atau perusahaan besar biasanya diserahkan atau dilaksanakan oleh pihak Public Relations /Humas. Dari peranan yang dilaksanakan tersebut, pejabat Humas (PRO manager) akan melakukan fungsi- fungsi manajemen perusahaan, secara garis besar aktivitas utamanya berperan sebagai: 1. Communicator Artinya kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui media cetak/elektronik dan lisan (spoken person) atau tatap muka sebagainya. Disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuader. 2. Relationship Kemampuan peran PR/Humas membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan public internal dan eksternal. Juga, berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerjasama dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut. 3. Back up management Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia dan sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan/organisasi. 4. Good Image Maker Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas public relations dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik lembaga/organisasi dan produk yang diwakilinya. E. Sejarah Majaemen Humas Suatu konsepsi prinsip-prinsip dasar dalam peranan PR/Humas untuk mengatasi masalah menurut ivy lee, yaitu: Pertama: - Membentuk manajemen Humas untuk mengatur arus informasi/berita secara terbuka. - Bekerja sama dengan pihak pers. - Duduk sebagai top pimpinan perusahaan, dan langsung sebagai pengambil keputusan tertinggi (decision maker) dan (policy maker). Kedua: - Memiliki wewenang penuh dalam melaksanakan fungsi dan peranan sebagai pejabat Hunmas untuk mengelola manajemen Humas/PR. Ketiga: - Manajemen Humas, yang nota bene terkait dengan manajmen perusahaan industri pertambangan batu bara tersebut, harus bersifat informasi terbuka (open communication), baik kepada khalayak/public, pekerja, maupun pihak pers. Dan mengacu pada declaration of principles atau prinsip-prinsip dasar. Factor yang cukup penting dalam berhasil atau tidaknya pelaksanaan program acara atau aktivitas kerja Humas/PR yang telah disusun tersebut, adalah: 1. Bagaimana perencanaan kerja dan komunikasi dari Humas/PR untuk mencapai tujuan utama. 2. Bagaimana peranan untuk melaksanakannya, dan menilai program kerja PR. 3. Bagaimana menyelenggarakan komunikasi dua arah timbale balik dalam, yaitu sebagai berikut: a. penyampaian pesan (message), b. mengolah dan menyalurkan arus informasi (communication channel) kepada publiknya (komunikan dengan tujuan untuk mencapai citra positif (effect) bagi organisasi yang diwakilinya itu”. ) Semua dinamakan keterampilan aspek teknis operasional dan manajerial dari PRO/pejabat Humas bersangkutan. Dapat pula disebut sebagai proses pelaksanaan fungsi-fungsi dan konsepsi dari manajemen Humas suatu perusahaan saat sedang mengantisipasi dan menghadapi suatu krisis yang akan terjadi. Pengertian Manajemen Humas Menurut cutlip and center, dalam bukunya Effective Public relations, edisi Kelima (1982), public relations dapat dibedakan kepada fungsi manajmen melalui konsep kegiatan administrasi (operationg concept of administration) dan fungsi staf khusus dalam pelayanan administrasi (specialized staff function serving administrator) Manajemen Humas berarti penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi; mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia, dari menyelenggarakan acara open house hingga kampanye politik, dari pengumuman pelayanan public hingga menangani kasus manajmen krisis. G. Metode Komunikasi dan Kelembagaan Humas Secara structural, public relations merupakan bagian dari integral dari suatu lembaga/organisasi. Artinya public relations merupakan salah satu fungsi manajmen modern yang bersifat melekat pada manajemen perusahaan (corporate management function). Itu berarti bagaimana humas dapat berperan dalam melakukan komunikasi timbal balik (two ways communication) dengan tujuan menciptakan saling pengertian (mutual understanding), saling mengharagai (mutual appreciation), saling mempercayai (mutual confidence) menciptakan good will, memperoleh dukungan public (public support) dan sebagainya demi terciptanya citra positif bagi suatu lembaga/perusahaan (corporate image). Fungsi Public Relations dalam manajemen Humas (Cutlip et. Al. 200: 5) tersebut maka secara operasional teknisnya, yaitu sebagai berikut Public Relations berfungsi melaksanakan: a. Penelitian (Research) Tahap penelitian dalam PR, baik dalam memperoleh data primer dan sekunder, maupun penelitian bersifat opinion research, secara kualitatif dan kuantitatif. Kegiatan ini bersifat motivation research, Manajemen Public Relations Dan Media Komunikasi Manajemen dan Public Relations yaitu penelitian yang tertuju pada jiwa manusia yang berkaitan dengan kebutuhan dan keinginan (needs & wants) yang paling mendasar. b. Perencanaan (Planning) Penyusunan suatu program acara (event) atau agenda setting dan program kerja Humas. Penyusunan tersebut berdasarkan dta dan fakta di lapangan, kebijakan, procedure, tema dan kemampuan dana serta dukungan dari pihak terkait. c. Pengkoordinasian (Coordinating) Maksudnya adalah mengkoordinir satu tim kerja dengan menentukan kerja sama dan keterlibatan dari instansi atau personil lainnya ke dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan lembaga/organisasi. d. Administrasi (Administration) Menyangkut masalah administrasi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dokumentasi, system pengarsipan dan pencatatan keluar atau yang masukanya uang, dan sekaligus merupakan suatu bukti tertulis/tercatat dalam system administrasi yang baik. e. Produksi (Production) Hal ini merupakan bentuk produk publikasi dan promosi yang dikelola oleh Humas, dalam upaya mendukung perluasan/pemasaran produk atau nama dan pengaruh pada sebuah organisasi dan lain sebagainya. Merencanakan media plan, publication – publicity, audio visual, special event®ulars events untuk tujuan berkampanye f. Partisipasi Komunitas (Commjunity Participation) Maksudnya adalah partisipasi Humas dalam melakukan suatu komunikasi timbale balik dengan komunitas masyarakat/public lingkungan tertentu untuk mencapai saling pengertian dan citra positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Misalnya, kegiatan peduli bidang social marketingda n social care (kepedulian PR terhadap aspek kepentingan social). g. Nasehat (Advisory) Memberikan sumbang saran kepada manajemen dan pimpinan perusahaan berkenaan dengan kebijakan organisasi tentang penyesuaian berdasarkan kepentingan public eksternal/internal, maupun berdasarkan hasil pengidentifikasian keinginan dan reaksi opini public terhadap tujuan perusahaan. 2. Aktivitas Humas (PR Activities): a. Pencarian fakta/permasalahan (Fact Finding) b. Perencanaan (Planning) c. Komunikasi (Communication) d. Evaluasi (Evaluating) 3. “the right man and the right place or the right man behind the gun”, yaitu antara lain upaya Humas untuk mencapai: a. Efektivitas Berhasil untuk mencapai tujuan, seraya untuk memuaskan semua pihak yang terkait. b. Efisiensi Ketepatan mengelola keuangan/dana secara tepatpenyelenggaraan press conference, press briefing dan mengeluarkannews release, news finance report, prospectus, iklan promosi dan sponsorship. • Mempertahankan hubungan positif yang saling menguntungkan (mutually symbiosis), yaitu dalam bentuk aktivitas hubungan pelaporan (compliance officer), hubungan dengar pendapat (hearing), hubungan paparan public (public exposure) dan hingga dalam rangka sosialisasi (corporate promotion&compaign) kepada public yang menjadi target sasaran. C. Praktik Humas Menurut James E. gruning ada 4 model, dalam manajemen komunikasi baik secara konseptual maupun praktis: 1. Model agensi pers atau model propaganda Secara praktik PR/Humas pada tahap ini melakukan propaganda melalui komunikasi searah untuk tujuan memberikan publisitas yang menguntungkan, khusunya ketika berhadapan media massa. 2. Model informasi public PR/humas bertindak sebagai journalist in residence, artinya bertindak sebagai wartawan dalam menyebarluaskan informasi kepada public dan mengembalikan berita atau informasinya kepada media massa. 3. Model asimetris dua arang (two way asymmetrical model) PR dalam praktiknya melalui penyampaian pesannya berdasarkan dhasil riset dan strategi ilmiah (scientific strategy) untuk berupaya membujuk public, agar mau kerja sama, bersikap dan berpikir seusai dengan harapan organisasi. 4. Model simetris sua arah (two way symmetrical model) Melakukan kegiatan berdasarkan penelitian dan menggunakan teknik komunikasi untuk mengelola konflik dan memperbaiki pemahaman public secara strategic. D. Opini Publik Pengertian Opini Publik Menurut Dra. Djoenasih S. Sunarjo, SU dalam bukunya Opini Publik ciri-ciri Opini itu adalah: - Selalu diketahui dari pernyataan-pernyataannya. - Merupakan sintesa atau kesatuan dari banyak pendapat - Mempunyai pendukung dalam jumlah besar. Untuk memahami opini seorang dan public tersebut menurut R.P. Abelson mempunyai kaitan erat dengan: 1. Kepercayaan mengenai sesuatu (belief) 2. apa yang sbenarnya dirasakan atau menjadi sikapnya 9attitude) 3. Persepsi (perception), yaitu suatu proses memberikan makna, yang berakar dari berbagai factor: a. Latar belakang budaya, kebiasaan dan adapt-istiadat yang dianut seseorang atau masyarakat b. Pengalaman masa lalu seseorang/kelompok tertentu menjadi landasan atas pendapat atau pandanganya c. Nilai-nilai yang dianut (moral, etika, dan keagamaan yang dianut atau nilai-nilai yang berlaku dimasyarakat). d. Berita-berita, dan pendapat-pendapat yang berkembang yang kemudian mempunyai pengaruh terhadap pendangan seseorang. Bias diartikan beroita-berita yang dipublikasikan itu dapat sebagai pembentukan opini masyarakat E. Kristalisasi Opini Publik Untuk memahami opini seseorang atau public tersebut maka seorang PR (pejabat humas) harus mengevaluasi secara berkala tentang opini yang sedang beredar dalam segmen-segmen publiknya. Dalam bagan proses pembentukan opini digamabarkan bagaimana persepsi seseorang yang dipengaruhi oleh latar belakang budaya, pengalaman-pengalaman masa lalu, nilai-nilai yang dianut dan berita yang sedang berkembang, yang pada akhirnya membentuk opini publik. Sebagaimana yang diuraikan apa yang dirasakan oleh seseorang (what the individual really feels), dan kemudian timbul attitude, sebagai the feeling one has for self atau sikap yang dapat bersifat laten (latent opinion). Opini dari perorangan tersebut kemudian secara akumulatif dapat berkembang menjadi suatu consensus (kesepakatan), dan terkristalisasi jika masyarkat dalam kelompok tertentu mempunyai kesamaan dalam visi, ide, nilai-nilai yang dianut, latar belakang dan hingga tujuan yang hendak di kemudian hari akan terbentuk menjadi opini public. F. Faktor Penilaian Sikap (Attitude) Factor-faktor yang dapat membentuk opini menurut D.W. rejecki,: 1. Komponen A: Affect (Perasaan atau emosi) 2. Komponen B: Behavior (tingkah laku) 3. Komponen C: Cognition (pengertian atau nalar) Proses pembentukan opini publik Yang menurut Emory S. Bogardus dalam praktiknya terdapat beberapa macam pengertian opini, yaitu: 1. Opini personal (perspnal opinion) 2. Opini peribadi (Private opinion) 3. Opini kelompok (Group opininon) 4. Opini koalisi (Coalition opinion) 5. Opini consensus (Concensus opininon) 6. Opini umum (Generla opinion) Dan batas-batas tolok ukur opini public tergantung, dari beberapa hal yaitu: 1.Tergantung pada pengetahuan dan tingkat pendidikan masing-masing pihak (public). 2. kebijkasanaan tergantung dari penilaian dan seleksi public terhadap fakta dan penilainnya. 3. kenyataan bahwa setiap persoalan berkaitan dengan berbagai aspek, sehingga untuk hal-hal kompeten yang menimpa masyarakat, maka opini public terdiri dari banyak orang (public) dan sulit untuk diambil keputusan sebagai acuannya. 4. tidak ada standar atau ukuran tertentu untuk menyelesaikan suatu persoalan, apalagi menyangkut masalah-masalah social yang mempunyai cirri kehasannya masing-masing. BAB IV Kedudukan dan Strategi Public Relations A. Kedudukan Humas dalam Organisasi Bahwa kedudukan humas/PR adalah menilai sikap masyarkat (public) agar tercipta keserasian antara masyarakat dan kebijaksanaan organisasi/instansi. Karena mulai dari aktivitas, program Humas, tujuan (goal) dan hingga sasaran (target) yang hendak dicapai oleh organisasi/instansi tersebut tidak terlpas dari dukungan, serta kepercayaan citra positif dari pihak publiknya. Dalam menjalankan fungsinya seorang PR/Humas, sebagai pejabat humas dituntut untuk memiliki empat kemampuan, yaitu: a. Memiliki kemampuan mengamati dan menganalisis suatu persoalan berdasarkan fkata di lapangan, perencanaan kerja komunikasi dan mampu mengevaluasi suatu problematic yang dihadapinya. b. Kemampuan untuk menarik perhatian, melalui berbagai kegiatan publikasi yang kreatif, inovatif, dinamis dan menarik bagi publiknya sebagai target sasarannya. c. Kemampuan untuk mempengaruhi pendapat umum, merekayasa pandanganatau opini public (crystallizing public opinion) yang searah dengan kebijakan organisasi instansi yang diwakilinya itu dalam posisi yang saling menguntungkan. d. Kemampuan PR/Humas menjalin suasana saling percaya toleransi, saling menghargai, good will dan lain sebagainya dengan berbagai pihak, baik public internal maupun eksternal. Dan peraan idela yang harus dimiliki oleh praktisi Humas (public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara lain: - Menjelaskan tujuan-tujuan (clarifying goals) organisasi kepada pihak publiknya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan baik, apabila PR/Humas bersangkutan lebih memahami atau meyakini pesan/informasi yang akan disampaikan itu. - Bertindak sebagai radar, tetapi juga harus mampu memperlancar pelaksanaan public policynya. Jangan sampai pesan atau informasi tersebut membingungkan atau menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas arahnya, sehingga pesan-pesan akan menjadi sulit untuk diterima oleh public. - Pihak PR/Humas harus memiliki kemampuan untuk melihat ke depan atau memprediksi sesuatu secara tepat yang didasarkan kepada pengetahuan akan data atau sumber informasi actual dan factual, yang menyangkut kepentingan organisasi maupun publiknya. Manajemen Public Relations Dan Media Komunikasi Kedudukan dan Strategi Public Relations 55 d. Kemampuan PR/Humas menjalin suasana saling percaya toleransi, saling menghargai, good will dan lain sebagainya dengan berbagai pihak, baik public internal maupun eksternal. Dan peraqn idela yang harus dimiliki oleh praktisi Humas (public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara lain: - Menjelaskan tujuan-tujuan (clarifying goals) organisasi kepada pihak publiknya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan baik, apabila PR/Humas bersangkutan lebih memahami atau meyakini pesan/informasi yang akan disampaikan itu. - Bertindak sebagai radar, tetapi juga harus mampu memperlancar pelaksanaan public policynya. Jangan sampai pesan atau informasi tersebut membingungkan atau menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas arahnya, sehingga pesan-pesan akan menjadi sulit untuk diterima oleh public. - Pihak PR/Humas harus memiliki kemampuan untuk melihat ke depan atau memprediksi sesuatu secara tepat yang didasarkan kepada pengetahuan akan data atau sumber informasi actual dan factual, yang menyangkut kepentingan organisasi maupun publiknya. B. Strategi Public Relations Menurut Ahmad S. Adnanputra, mengatakan bahwa arti stratgei adalah bagian terpadu dari suatu rencana (plan), sedangkan rencana merupakan produk Manajemen Public Relations Dan Media Komunikasi Kedudukan dan Strategi Public Relations dari suatu perencanaan (planning), yang pada akhirnya perencanaan adalah salah satu fungsi dasar dari proses manajemen. Mengacu kepada pola strategi Public Relations, batasan pengertian tentang strategi Public Relations adalah: “alternative optimal yang dipilih untuk ditempuh guna mencapai tujuan public relations dalam kerangka suatu rencana public relations (public relations plan). Hal yang paling sulit adalah mengubah atau mengkristaslisasi sikap tindak atau opinin dari kelompok karyawan yang aktif contra (oponen), walaupun jumlahnya kecil tetapi dengan “kevokalannya” untuk menyuarakan tuntutan secara lantang itu merka mampu secara efektif mempengaruhi kelompok karyawan lainnya yang bersifat pasif (uncommitted). Program Strategi Landasan umum dalam proses penyusunan strategi public relations, menurut Ahmad yang berkaitan dengan fungsi-fungsi PR/Humas secara integral melekat pada manajmen suatu perusahaan/lembaga, yaitu: 1. Mengidentifikasi permasalahan yang muncul. 2. Identifikasi unit-unit sasarannya. 3. Mengevaluasi mengenai pola dan kadar sikap tindak unit sebagai sasaran. 4. Pemilihan opsi atau unsure taktikal stratgei public relations. 5. Mengidentifikasi dan evaluasi terhadap perubahan kebijaksanaan atau peraturan pemerintahan dan lain sebagainyaManajemen Public Relations Dan Media Komunikasi Kedudukan dan Strategi Public Relations 6. Langkah terakhir adalah menjabarkan stratgei public relations, dan taktik atau cara menerapkan langkah langkah program yang telah direncanakan, dilaksanakan, mengkomunikasikan, dan penilaian/evaluasi hasil kerja. Komponen Pembentukan Strategi Dalam pembentukan strategi korporat, suatu strategi di pengaruhi oleh unsure-unsur tertentu yang berkaitan dengan lingkungan, kondisi, visi atau arah, tujuan dan sasaran dari suatu pola yang menjadi dasar budaya perusahaan bersangkutan (corporate culture) yaitu: a. Secara makro, lingkungan perusahaan/lembaga tersebut akan dipengaruhioleh unsur-unsur: kebijakan umum (public policy), budaya (culture) yang dianut, system perekonomian dan teknologi yang dikuasai oleh organisasi bersangkutan. b. Secara mikro, tergantung dari misi perusahaan, sumber-sumber dimiliki (sumber daya manusia dan sumber daya guna lainnya yang dikuasai), system pengorganisasin, dan rencana atau program dalam jangka pendek atau jangka panjang, serta tujuan dan sasarannya yang hendak dicapai. C. Strategi Operasional Humas Berkaitan dengan penjelasan langkah-langkah pokok dari berbagai aspek pendekatan dan strategi komunikasi public relations dalam upaya untuk menjalin berbagai hubungan positif dengan public internal dan public eksternal tersebut di Manajemen Public Relations Dan Media Komunikasi Kedudukan dan Strategi Public Relations atas, dapat ditarik suatu pengertian yang mencakupi peranan Humas di berbagai kegiatan di lapangan, yaitu: 1. menginformasikan (to inform) 2. menerangkan (to explain) 3. menyarankan (to suggest) 4. membujuk (to persuade) 5. mengundang (to invite) 6. meyakinkan (to convince) BAB V Program Kerja Dan Aktivitas Humas A. Proses Perencanaan Program Kerja Pada dasarnya tujuan dari program kerja dan brebgai aktivitas Public relations atau humas di lapangan adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi/perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stake holder sasaran yang khalayak yang terkait. Hasil yang diharapkan adalah terciptanya citra positif (good image), kemauan baik (good will), saling menghargai (mutual appreciation), saling timbul pengertian (mutual understanding), tolenransi (tolerance) antara kedua belah pihak.Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR/Humas tersebut dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajeman Humas yang dikelola secara professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasil atau sasarannya. Hal tersebut jug dapat dipertanggungjawabkan hasil atau sasarannya. Proses perencanaan program kerja melalui “proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasanacuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah: 1. Penelitian dan Mendengarkan (Research-Listening). 2. Perencanaan dan mengambil Keputusan (Planning-Decision) 3. Mengkomunikasikan dan pelaksanaan (Communication-Action Manajeman Public Relations dan Media Komunikasi Program Kerja dan Aktivitas Humas 4. Mengevaluasi (Evaluation) Tiap tahapan dari kempat tahapan yang dkisebutkan di atas saling berkaitan erat satu samalainnya. Artinya tahapan satu dengan tahapan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Dalam proses 4 tahapan tersebut tergambar “plan your work, and work your plan” rencanakan kerja anda dan kerjakanlah rencana anda. Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus-menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui bahwa proses analisis-sintesis-komunikasi-interpretasi dari kerja PR, merupakan proses yang berkesinambunagn dalam bentuk spiral seringkali tumpang tindih antara satu dengan yang lainnya. Kalau diuraikan dan digambarkan, maka lingkaran dan langkah-langkah kegiatan PR adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis perilaku umum dan hubunagn organisasi terhadap lingkungan; 2. Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi; 3. Menganalisis tingkat opini public, baik yang inter maupun uyang ekstern; 4. Mengantisipasi kecendrungan-kecendrungan, masalah-masalah yang potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kempatan-kesempatan; 5.Menentukan formulasi dan merumuskan kebijkan-kebijakan; 6. Merencankan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarkat sasaran; 7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan; 8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. B. Perencanaan Program Public Relations Perencanaan kerja Public relations (Public relations work planning program) tersebut berkaitan dengan pengertian, perencana, perencanaan, wujud rencana kerja dan alas an dilakukannya perencanaan kerja PR/humas, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut: 1. Perencanaan kerja PR/Humas, yaitu terdiri dari: a. Perencana, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk dianalisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perencanaan kerja yang akan dating. b. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan kehumasan dalam sutau organisasi. 2. Perencanaan Kerja PR/Humas Perencanaan kerja public relations berkaitan dengan: Fungsi dan teknis Manajemen Humas yang professional, dinamis serta proaktif. • Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadiManajeman Public Relations dan Media Komunikasi Program Kerja dan Aktivitas Humas • Penilaian (evaluasi) atau me-review hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang. • Mengantisipasi dan mengahadapi tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasaran jangka pendek dan panjang secara periodic dan strategis. 3. Wujud rencana kerja PR/Humas Bentuk rencana kerja PR/Humas tersebut dapat diimplementasikan: Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk (result) dari perencanaan yang telah dilaksanakan, baik jangka pendek maupun panjang. Rencana perancangan konsep dasar dari perencanaan kerja PR/Humas yang dirancang. Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai, where do we want to go? (tujuan), dan how to get there? (stretegi). 4. Perencanaan kerja PR/Humas dan alas an-alasan untuk dilakukan kegiatan PR: a. Alasan dalam kegiatan perencanaan (action plan), yaitu dapat bersifat proaktif, reaktif, defensive, preventif, protektif dan hingga profitable. Misalnya, seorang PR bertindak sedia paying sebelum hujan (proaktif) atau mencari paying ketika hujan (reaktif) b. Alasan mengapa (why): • Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum dan teknologi. • Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional). Seperti menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle product, system komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis. • Menciptakan tujuan yang objektif, sasarna dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci. Mampu mendefinisikan suatu permasalahan eksternal dan internal organisasi, menemukan fakta 9fact finding), SWOT Analysis (penentuan factor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman), merancang rencana kerja yang akan dating (action planning), pelaksanaan komunikasi (communicating activities) dan hingga penilaian kerja (PR work evaluation). 5. Manfaat perencanaan kerja PR/Humas Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR atau Humas, yaitu: • Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah-ubah. • Mengefektifkan dan mengefisiensikan koordinasi atau kerja sama antar departemen dan pihak terkait lainnya. • Mengefisienkan waktu kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkretMampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai di masa mendatang. • Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR/humas, yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka panjang), rencana tetap (regular, yang dapat dilakukan berulang-ulang0 dan rencana tertentu (rencana jangka pendek, khusus dan terbatas). C. Membina Hubungan Media dan Pers Hubungan media dan pers (Media & Press relations) merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelandaran ekativitas komunikasi humas dengan pihak public. Karena peranan hubungan media dan pers dalam kehumasan tersebut dapat sebagai saluran (channel) dalam penyampaian pesan maka upaya peningkatan pengenalan (awareness) dan informasi atau pemebritaan dari pihak publikasi Humas merupakan prioritas utama. Definisi hubungan pers (press relations) menurut frank jefkins adalah: “suatu kegiatan untuk mencapai publikasi atau penyiaran berita semakasimal mungkin, sedangkan informasi yang disebarkan melalui hubungan masyarakat adalah untuk menciptakan pengenalan dan pengertian”. Hubungan pers tersebut tidak terbatas hanya untuk mengadakan pendekatan- pendekatan baik secara fungsional maupun antar hubungan pribadi atau kontak dengan pihak pers (press contact), melalui pimpinan redaksi, redaktur dan wartawan dalam arti subyektif, tetapi juga mencakup media massa dalam arti lebih luas. Selain itu aktivitas PR/humas dan korelasinya dengan Media & Oress Relations dalam hal teknik pembuatan produk-produk publikasi, informasi dan berita dalam bentuk press release, Photo Press, News Letter, menimbulkan konsekkuensi keharusan praktisi humas menguasai teknik penulisan jurnalistik dan presentasi. Kesimpulannya definisi press release tersebut menurut pendapat penulis, adalah: “Suatu kegiatan khusus dari pihak public relations untuk melakukan komunikasi penyampaian pesan, atau informasi tertentu mengenai aktivitas yang bersifat kelembagaan, perusahaan/instansi, produk dan hingga kegiatan bersifat individual lainnya yang perlu di publikasikan melalui kerjasama dengan pihak pers atau media massa untuk menciptakan publisitas dan citra positif”. Bentuk dan hubungan pers, yaitu: a. Kontak Pribadi (personal contact) b. Pelayanan informasi atau Berita (News Services) c. Mengantisipasi kemungkinan hal darurat (Contingency plan) Di lapangan hubungan media dan pers yang baik tersebut dapat dicapaidengan menerapkan beberapa prinsip-prinsip sebagai landasan pihak Humas/PR, diantaranya: -Mutlak adanya kejujuran, dan keteruterangan. -Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pers/media -Tidak meminta-minta atau mengemis kepada pers/wartawan, misalnya agar press release bias dimuat padahal nilai beritanya tidak ada sama sekali. -Tidak menutup saluran informasi, misalnya pihak Humas mengucapkan,no comment, tidak ytahu dan tolong jangan dimuat, hingga off record kepada pihak pers akan mencari informasi tidak resmi, tetapi beritanya tidak dapat lagi terkontrol oleh pihak Humasnya. -Tidak terlalu membanjiri berbagai publisitas di media massa yang tidak jelas tujuannya atau sasaran yang hendak dicapai. Selalu meng-up date setiap daftar nama repoeter, tugas peliputannya, alamat dan telepon redaksi dan sebagainya, agar saling mengenal dengan baik antar kedua belah pihak dalam upaya membangun “good press relationship” tersebut. Jenis dan Media Public Relations Media MASSA Jenis media massa ini, merupakan prioritas utama sebaga media atau alat untuk tujuan publikasi dan sebagai upaya penyampaian pesan-pesan atau informasi secara luas mengenai aktivitas PR/Humas Kepada pihak Publik sasarannya (target audience). Kalsifikasi media massa adalah: a. Media cetak yang bersifat komersial, misalnya surat kabar harian, tabloid,majalah berita atau hiburan yang terbitannya secara berkala mingguan dan bulanan tersebar luas dan dibaca oleh masyarakat umum. b. Media elektronik (broadcast media), seperti station radio dan TV, baik milik pemerintah maupun station TV swasta komersial.dan radio swasta niaga lainnya yang mempunyai pendengar atau pemirsa dalam jumlah besar dan tersebar di seluruh Indonesia. Media Internal Perusahaan a.The sales bulletin, merupakan bentuk media komunikasi regular antara manajer penjualan dengan salesmen yang berada dilapangan , dan biasanya diterbitkan secara mingguan. b.The Newsletter, merupakan media informasi atau siaran berita yang singlkat, ditujuakn kepada para pembaca yang sibuk atau tidak memiliki waktu yang banyak untuk membaca berita terlalu panjang dan rinci. c.The magazine, suatu bentuk majalah yang berisikan tulisan feature, artikel, gambar-gambar dan biasanya diterbitkan berkala secara bulanan atau triwulanan. d.The tabloid Newspaper, yaitu media yang mirip dengan surat kabar popular dan berisikan berita-berita pokok, artikel popular yang pendek dan dilengkapi dengan gambar atau ilustrasi yang menarik pembaca. Biasanya diterbitkan berkala secara mingguan, bulanan atau dwibulanan. e.The Wall Newspaper, merupakan bentuk media yang sering dipergunakan sebagai media komunikasi internal antar karyawan di sebuah perusahaan besar, pabrik, pusat pertokoan dan hingga rumah sakit. D. House Journal dan PR Writing 1. Teknik Menulis naskah humas/PR Bentuk-bentuk penulisan naskah kehumasan (PR Writing) yang masing- masing memiliki karakter dan gaya penulisan (style) yang berbeda, yaitu sebagai berikut: - Naskah (Script) : naskah pidato (speech writing), presentasi dan naskah sambutan. - Siaran (Release) : siaran pers (press releases), siaran berita (new release/letter) dan journal magazine (majalah internal). - Laporan (report) : laporan tahunan, laporan bulanan dan semesteran. - Profile (Profile) : Profile perusahaan dan produk (company profile and product) dalam bentuk majalah. - Promosi (promosi (promotion): Naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sposnsor (advertorial), yaitu gabungan advertisement and editorial, dan korporatorial (Corporate profile and editorial) atau dikenal dengan istilah pariwara dan suplemen sisipan, brosur, leaflet dan katalog. 2. Kiat, teknik dan tujuan Penulisan Naskah kehumasan a. Praktisi PR memerlukan persiapan yang cukup ketika memulai menggarap suatu tulisan, gaya bahasa, suatu topic atau isu, dan hingga merancang tujuan publikasi, serta strategi pesan yang hendak dicapai pada sebuah tulisan tersebut. b. Segi akurasi: apakah keakuratan suatu berita, publikasi, dan informasi dapat dipercaya c. Bahasa: apakah kalimat-kalimat aktif, gaya bahasa formal, jargon-jargon informal, gaya penulisan yang enak dibaca, kosakata yang terpilih, padat dan singkat, tetapi cukup menarik untuk dibaca telah dipergunakan? d. Ekslusivitas dan relevansi: produk-produk publikasi yang direlease oleh PRO/Pjebat Humast tersebut mutlak mengandung hal yang paling penting (eksklusif) dan memiliki misi hubungan tertentu bagi kepentingan perusahaan, pembaca/public dan media massa lainnya. e. Latar belakang penulisan (backhground): Sebagai pelengkap atau bermanfaat untuk menunjang pada suatu berita, artikel dan informasi yang lebih berbobot dan mendalam. Misalnya menampilkan data-data teknik, grafik statistic, angka-angka, nilai keuangan (monetry value), jumlah kantor atau produk lain sebagainya sebagai pendukung suatu bobot tulisan. f. ASSETO formula, yaitu merupakan unsure-unsur pokok dari tujuan dan rencana pembentukan media publikasi PR (Humas), rinciannya sebagai berikut: • Audience, sipa yang menjadi pembacanya; public internal, para karyawan atau eksternal, pelanggan, rekan bisnis, retailer, pesaing atau para pengamat. Structure, bagaimana bentuk struktur dan teknis sistematika dari isi atau materi pesan, daftar isi dan angel berita yang dipaparkan dalam bentuk straight news, feature, artikel popular, rubric foto/ilustrasi dari suatu bentuk media komunikasi publikasi humas/PR Editing, apakah model tata bahasa atau kaidah bahasa yang sudah tepat dan benar, tanda baca serta gaya bahasanya sesuai dengan format yang baku. • Topic, apa yang menjadi pokok bahasan dan materi pesan yang ingin diinformasikan?. Termasuk didalamnya tema, berita dan artikel/feature sebagai laporan utama yang akan diangkat dari media publikasi PR bersangkutan. • Objective, apa tujuan dari media komunikasi PR bersangkutan?. Apakah untuk perkenalan, informasi publikasi, promosi dari suatu kegiatan atau aktivitas perusahaan yang ingin disampaiakan kepada publiknya?. Penyebarluasannya baik bertujuan komersil, maupun non komersil, dan hingga untuk hiburan, pengetahuan, memotivasi, mebujuk atau ingin mendidik publiknya. g. Dalam siaran berbentuk news release dan press release tidak terlepas dari ketujuh unsure penting (SOLAADS), yaitu: • Subject (what is the story about?) • Organization (what is the name of the organization?) • Location (what is the location of the organization?) • Advantage (what is specific, beneficial about the product or service?) • Application (how or by whom can the product or service be used or enjoyed?) • Details (what are the specification or detail of colours, prices, sizes and so on?) • Sources (if yhis different from location, e.g. an air lines fly in an airport, or the office may be located in the city center). 3. Tulisan yang menarik Beberapa hal yang diperlukan teknik tertentu untuk menjadikan sebuah tulisan menarik: a. Narasi Yaitu sesuatu yang menggambarkan aksi atau movement pada sebuah artikel atau tulisan yang menarik. Artinya, narasi tersebut akan membawa pembacanya untuk melihat suatu imajinasi yang telah disampaikan ndalam sebuah tulisan yang menarik, baik segi gaya bahasa, penguraian cerita yang hidup dan simple hingga sistematis dan teratur. b. Deskripsi Bagaimana membuat si pembaca ikut merasakan, menikmati, dan mendengar melalui penuturan dalam gaya bahasa tulisan. Tidak hanya membangkitkan segi nalar (intelektual) tetapi segi emosional pembaca pun ikut tergugah ketika mem baca sebuah deskripsi tulisan tersebut. c. Kalimat Aktif dan Langsung Menggunakan kalimat-kalimat aktif dan langsung terfokus ke masalah (one track) yang ingin ditampilkan, dengan gaya bahasa yang singkat, padat, sistematis serta mudah dimengerti. d. Eksposisi Penjelasan yang dibuat oleh penulis atas suatu kejadian sperti “apa yang dilihat atau didengar”. Tidak hanya menunjukan tetapi kemampuan kata- kata yang bercerita (how to tell), penuh imajinasi, kreatif, hidup dan colour full serta humanity interest lainnya sebagai pendukung daya tarik